Гайд: как вести личные дела сотрудников. Личное дело сотрудника 2024 

Личное дело сотрудника создается при приеме на работу. В этой статье мы расскажем, что должно быть в личном деле в 2024 году и какие документы в личном деле сотрудника хранить категорически запрещено, а также, что должно быть в личном деле сотрудника. В этой статье вы найдете ряд документов для создания личных дел сотрудников и список запрещенных документов в личных делах.

Состав личного дела сотрудника:

1. Заявление о приеме на работу или трудовой договор.
2. Согласие на обработку персональных данных.
3. Копия паспорта сотрудника.
4. Копия трудовой книжки (если она имеется).
5. Копия документа об образовании.
6. Копии документов о профессиональной подготовке (сертификаты, удостоверения и т.п.).
7. Медицинская справка формы 086-У, подтверждающая годность к работе данного сотрудника.
8. Справка о трудовом стаже (если требуется).
9. Справка о доходах (если требуется).
10. Другие документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника (например, контракты, приказы о приеме, о расторжении трудового договора и т.п.).
11. Заявления, ходатайства и другая корреспонденция между сотрудником и работодателем.
12. Личные данные сотрудника (анкета, фотография).

В зависимости от политики и требований организации, в личном деле могут быть добавлены и другие документы, специфичные для конкретной сферы деятельности или работодателя.

ГОСТ 27570-87 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Учет личного состава предприятий, учреждений и организаций" устанавливает общие требования к формированию личного дела сотрудника.
Согласно ГОСТу, личное дело сотрудника 2024 должно содержать следующую информацию:

1. Документы, удостоверяющие личность сотрудника, такие как паспорт, военный билет (при необходимости), свидетельство о рождении и другие документы.
2. Документы, подтверждающие образование и квалификацию сотрудника, такие как дипломы, аттестаты, сертификаты и др.
3. Трудовой договор и приложения к нему, отражающие условия работы сотрудника, режим работы, должностные обязанности, размер оплаты труда, отпуска и т.д.
4. Справки о прохождении медицинского освидетельствования сотрудника, а также о прохождении специальных медицинских осмотров (при необходимости).
5. Справки о награждениях, поощрениях и штрафах, полученных сотрудником, а также о привлечении его к дисциплинарной или административной ответственности.
6. Другие документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника, такие как заявления, соглашения, приказы о его назначении, перемещении, увольнении, переводах и т.д.

ГОСТ также регламентирует требования к оформлению личного дела сотрудника, такие как порядок хранения документов, их оформление, форматы и т.д.

Важно отметить, что ГОСТ 27570-87 является рекомендательным формирование личных дел сотрудников в соответствии с ним необязательно. Однако многие организации следуют этому стандарту для систематизации и упорядочения информации о своих сотрудниках.

• В папке не храните документы, которые не связаны напрямую с работой сотрудника. При ведении дел соблюдайте требования по защите персональных данных. Копии личных документов, которые требуются при трудоустройстве, помещать в личное дело сотрудника небезопасно. При проведении проверки Роскомнадзор может расценить это как нарушение правил обработки и хранения персональных данных.
• В состав личного дела сотрудника не включают трудовую книжку и личную карточку, так как эти документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
• Решив хранить ксерокопии документов в папках с делами сотрудников, получите их согласие не только на обработку, но и на хранение копий соответствующих документов. В согласии на обработку персональных данных должна быть указана конкретная цель хранения ксерокопий документов. Кадровику стоит проверить нормативное обоснование для хранения таких ксерокопий. Судебная практика показывает, что нельзя хранить копии личных документов работников, если на это нет достаточных оснований.

Чтобы соблюдать установленный порядок ведения личных дел работников, следуйте простым правилам. Они подскажут, как правильно оформить личное дело сотрудника и тогда личные дела работников всегда будут в порядке.

Правило 1: Располагайте документы в деле по мере их поступления в хронологическом порядке.
Правило 2: В папке должно находиться не более 250 листов. Если их больше, необходимо оформить второй том с учетом п. 4.20 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
Правило 3: Все листы личного дела пронумеруйте арабскими цифрами, используя простой графитный карандаш или нумератор. Учитывайте, что нельзя применять чернила и цветные карандаши.
Правило 4: Нумерацию проставляйте на каждом листе. Не нужно пронумеровывать все страницы. Внутреннюю опись нумеруйте отдельно от документов, которые хранятся в папке.

Сколько хранятся личные дела сотрудников

Личные дела сотрудников, которые работают в организации, храните в отделе кадров в металлических шкафах или сейфах. Личные дела сотрудников, которые уже уволились, закройте и передайте на хранение в архив. Сколько лет хранятся личные дела сотрудников в архиве, установлено Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Хранение личных дел сотрудников предусмотрено:

• в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
• в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Личные дела, которые образовались в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет, независимо от даты их создания.

Для того чтобы правильно вести и хранить личное дело сотрудника в 2024, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного сотрудника. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. Обучаем онлайн в кратчайшие сроки.
В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно. На государственной, муниципальной и военной службе надо вести личное дело работника. Коммерческие структуры и индивидуальные предприниматели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике.